¿Pueden seguir siendo los Congresos como siempre?

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Haciendo un repaso de los congresos o reuniones similares a los que he asistido en los últimos 5 años, encuentro que los que realmente me han proporcionado alguna emoción y que me han aportado algo, han sido:

Siendo muy distintos entre sí, tienen como denominador común el que ninguno tiene el formato tradicional de los congresos, ninguno ha durado más de dos jornadas completas, en ellos se trataron temas diferentes a lo que ha sido mi actividad profesional principal y en su mayoría la participación institucional fué mínima.

Los congresos y ferias, tuvieron su gran desarrollo a lo largo del siglo XX como espacios de intercambio de conocimiento o búsqueda de mercados. Creo que su formato, contenidos y razón de ser deben cambiar radicalmente. Hay motivos para ello:

  • Crisis económica.
  • Impacto ambiental.
  • Alternativas a la reunión presencial para el intercambio de conocimiento o negocios.

En la edición castellano del The New York Times del dia 19 de marzo distribuida junto al diario El Pais, se indicaba que por efecto de la crisis el 7% de las reuniones empresariales previstas para 2009 no se celebrarán y las que se celebren, contarán con un 5% menos de asistentes. Razones: imagen (no dar imagen de derroche en tiempos de crisis), descenso del numero de asistentes previstos (lo que hace inviable la reunión), eficiencia (se reduce el numero de asistentes: “que vaya uno y nos lo cuente”). Como efecto positivo, aumentará la comunicación con otros congresistas y ponentes al reducirse el número de asistentes.

Otro aspecto a tener en cuenta es el elevado impacto ambiental de los congresos y reuniones empresariales o institucionales debido al gasto energético derivado de los viajes y del desarrollo del evento.

Para ayudar a los organizadores de eventos a remediar al menos parcialmente el daño ocasionado al medio ambiente, existente organizaciones como ceroco2 que ayudan a organizar el evento de una forma sostenible y a iniciar acciones de compensación de daños; emiten una certificación acreditativa. No he encontrando (salvo error por mi parte) ningún congreso del ámbito sanitario entre los eventos certificados hasta la fecha. Otros enlaces de interés: Accionatura , Turismo sostenible y este para realizar eventos más ecológicos utilizando la tecnología.

Los aspectos arriba indicados son suficientes para que nos planteemos siempre si es necesaria una reunión presencial o podemos resolver el encuentro con las oportunidades que nos brinda la multiconferencia, videconferencia o las múltiples herramientas de uso común en las redes sociales.

Pero en el caso que lo que estemos organizando sea un congreso o similar, nos tenemos que plantear unos formatos alternativos a las mesas de comunicaciones (en las que la comunicación es unidireccional) o las mesas de debate (en las que cada ponente habla “de su libro”). Ese es el formato al que estamos acostumbrados los inmigrantes digitales, pero los nativos digitales necesitan algo más interactivo. Entre las experiencias más interesantes que he visto al respecto está el uso de Twiter para hacer comentarios que se proyectan simultaneamente a la intervención del ponente; para los que ya tienen cierta edad, se puede conseguir un efecto similar con mensajes de movil o simplemente entregando hojas con los comentarios. Es una forma de evitar intervenciones del tipo “Tengo un comentario y una pregunta…” que hacen temblar a cualquier moderador.

Ha sido muy interesante para favorecer la comunicación en algunos eventos, el disponer de espacios específicos para encuentros previamente concertados (cambiando el “…ya nos veremos en el congreso” por “…tenemos reservado para reunirnos…”). Antes del evento cada asistente recibe el listado de todos los asistentes y concierta a través de la organización citas en espacios delimitados para encuentros.

En definitiva, creo que debemos replantearnos buena parte de los desplazamientos para reuniones de trabajo y la organización y formato de los congresos para que realmente sirvan para compartir conocimiento. Hemos de tomar la crisis como oportunidad de cambio.

Actualización 27 abril 2009.

Interesante artículo sobre “Dinámicas presenciales de intercambio de conocimiento” en el que Enric Senabre hace un amplio repaso de los distintos tipos de eventos organizados de una forma alternativa a los congresos y conferencias tradicionales. Según el autor, sus denominadores comunes son:

  • estar altamente vinculados a lo tecnológico (tanto por convocarse mediante el uso de las TIC, como por basarse en software y hardware para su realización),
  • depender de la capacidad de autoorganización de sus participantes e
  • invitar a la brevedad en las exposiciones, así como al dinamismo en la articulación de las agendas y programas que las componen.

Actualización 7 de julio de 2009.

Artículo de E. Dans sobre Nuevos formatos para la organización de eventos en el que se destaca:

  • Disponibilidad de WIFI
  • Asientos en los que se pueda usar el ordenador.
  • Tarjetas de identificación.
  • Videocasting.
  • Backchannel.
  • Zona social.
  • Facilidades para los ponentes.
  • Favorecer participantes activos.

Actualización 8 de julio 2009.

O esto de los comentarios sobre como no deben ser los eventos se está poniendo de moda o es que yo soy más sensible al tema y menos dispuesto a estar pasivamente sentado en una silla mientras la gente habla de su libro o su blog y por tanto me entusiasmo con lo que se escribe.

Interesante comentario en este mismo sentido de Alorza sobre “Hay que renovar los acontecimientos dospuntoceristas” (de los unopuntocero ni hablamos).


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2 thoughts on “¿Pueden seguir siendo los Congresos como siempre?

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