De Intranet a Espacio Colaborativo de Trabajo

intranetPara alimentar mi afición a los “top ten”,  el Nielsen Norman Group publicó su “Intranet Design Annual 2009: Year’s Ten Best Intranets”. El tema de la evolución de las Intranet a Espacios Colaborativos de Trabajo hace tiempo que me interesa y observo que lleva la misma evolución de la web: lo que primero fué un escaparate pasó a ser una oferta de servicios y actualmente es (o debiera ser, pero seguro que será) un espacio de colaboración e intercambio.

Intranet Journal hace un resumen de la publicación, y encontramos un interesante comentario con enlaces en “El caparazón”.

Cuatro de las empresas a las que pertenecen estas 10 Intranet trabajan en el sector de la consultoria, dos de la banca,  y el resto en el de material informático, química,  equipamiento y farmaceutico. Tienen una media de 37.500 empleados y un equipo para la intranet de 14 personas de media; 6 de las 10 intranet han sido diseñadas por equipos de expertos mixtos (internos y externos a la empresa), con una tendencia a un mayor control en el diseño por la propia empresa frente a proveedores externos.

Se observa como las intranet se han convertido en algo estratégico para mejorar la eficiencia de las organizaciones, reflejado en el incremento del tamaño de los equipos que las mantienen  (un 12% anual), su mayor visibilidad en la organización y mayor implicación de la dirección en estos proyectos.

Desde que se empezó a publicar este informe en 2001, se considera que el cambio más importante se ha producido precisamente este año con la incorporación de las  las herramientas de la web 2.0. Algunas compañias incorporan herramientas que permiten a los empleados publicar solicitudes de ayuda para temas concretos que son respondidas por otros y publicadas igualmente las soluciones con lo que se contribuye a gestionar el conocimeinto;  en otra empresa se vió un mayor interés por la intranet al poderse consultar el perfil de los empleados; en otra se permite que los empleados coloquen sus videos en una especie de Youtube y en otra se permite a todos los empleados tener su propio blog; nos encontramos igualmente blog de los directivos, foros etc.

Algunos de los elementos encontrados en las 10 mejores Intranets:

Publicación de noticias, integracion de las fuentes de información internas y externas, gestión editorial de la página principal, autogestión del espacio propio de personas o comunidades, blog de directivos, blog personal de empleados y común por departamentos, buena navegación, uso de multimedia y videos, uso de técnicas que facilitan la visualización de datos, incorporación de principios Web 2.0, organización por comunidades, heramientas para votaciones, herramientas colaborativas y de gestión del conocimiento, foros de discusión, wikis, herramientas de búsqueda, adaptación y rediseño de procedimientos internos de acuerdo a las nuevas posibilidades que ofrece la Intranet, elaboración de estadísticas de uso,  estandares, guias de diseño y manual de estilo, imagen y estilo propios, se favorece la promocion de nuevas utilidades, páginas con perfil de los empleados y directivos, calendarios de eventos de interés corporativo, manual de acogida a nuevos empleados, avisos, permiten la personalización, favorecen la fidelización, buen gobierno, colaboracion con  proveedores externos para su diseño, y finalmente cuentan con un presupuesto específico y un equipo concreto dedicados al proyecto.

Esta evolución desde Intranet a Entorno Colaborativo de Trabajo no es una evolución meramente instrumental, pues implica un cambio en la cultura corporativa, evolucionando igualmente desde el control de la información a la gestión del conocimiento (que no es viable sin la colaboración entre los que lo poseen).

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3 thoughts on “De Intranet a Espacio Colaborativo de Trabajo

  1. Benito Castro

    Muy válida esta perspectiva evoluti¡va de lo que representa la Comunicación Interna en las empresas u organizaciones. Es lo suyo: hay que pasar del modelo estático ( intranet) a un modelo dinámico ( web 2.0), más que nada para aprovechar el talento propio y rentabilizarlo.

    El siguiente paso, que las empresas u organizaciones de sectores tradicionales no se plantean, sería el de favorecer la conexión con el exterior para prodigar también imantar esas mentes prodigiosas que aportan valor a los productos. Lo hace IBM, por ejemplo. Y Sun Microsystems.

    Crear redes que conecten los espacios internos y externos es un paso lógico, pues no hay ninguna empresa u organización que sea impermeable. El servicio o el negocio siempre tienen traspaso de información con direcciones de dentro hacia afuera y viceversa, así que ¿por qué no concebir el ejercicio de la inteligencia colectiva como un todo?

  2. JGL

    Gracias Benito, creo que la tendencia hacia lo abierto es imparable, simplemente las organizaciones que evolucionen primero serán las que se encuentren en el futuro dando los mejores productos y servicios. Y estos avances los conseguiran con la implicacion de sus trabajadores en primer lugar y como tu dices con las aportaciones de sus usuarios o clientes.

  3. Enrique

    Estimados compañeros:
    Siento irrumpir con una tema que no tiene nada que ver con este post, pero querría haceros llegar información sobre esta iniciativa.
    Una serie de blogs de profesionales sanitarios nos hemos puesto de acuerdo para lanzar una campaña dirigida a calmar un poco los ánimos a la sociedad civil ante la pandemia social de la gripe A. Partiendo de una búsqueda de la literatura científica y de las bases de datos de las agencias de salud pública y epidemiología estatales, hemos realizado una lectura crítica y elaborado un documento de información con una serie de recomendaciones expresadas de manera sencilla para que todo el mundo pueda entenderlo.
    Esta información será difundida al unísono por más de 30 blogs a las 24 horas de la madrugada del 2 al 3 de septiembre. Además, haremos difusión por medios de comunicación.
    Como blogger referente en tu campo, te hacemos llegar esta información por si consideras oportuno colaborar difundiendo en tu bitácora la iniciativa y las recomendaciones, contribuyendo así a poner tu granito de arena para lanzar un mensaje de tranqulidad y sentido común.
    Podréis encontrar más información en http://gripeycalma.wordpress.com/
    Gracias por todo,

    Grupo “Gripe y Calma”

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