Implicación de los usuarios en el desarrollo de sistemas de información.

El desarrollo de Sistemas de Información es un proceso complejo que no siempre finaliza satisfactoriamente. Algunos informes indican que sólo el 32% de los proyectos se acaban en el plazo previsto sin necesidad de ampliar el presupuesto y dando respuesta a las funcionalidades requeridas por los usuarios; el 24% de los proyectos se cancela antes de finalizarse o una vez finalizados no se llegan a usar; en el resto se producen desviaciones importantes; son los peores resultados de la última década.

Se han apuntado varias causas de estos fracasos como la insuficiente implicación del usuario en la definición del sistema, falta de implicación de la dirección, complejidad de los proyectos, proyectos mal dimensionados, inadecuada reingeniería de procesos, y deficiente gestión del cambio. Estas situaciones se dan en todo tipo de organizaciones.

Los aspectos asociados al éxito de los proyectos han sido estudiados tanto en el ámbito general, como en el de la administración pública o el sector sanitario. En todos estos ámbitos se ha mostrado como elemento fundamental la implicación de los usuarios.

En la medodología Métrica se contempla como una fase importante la toma de requisitos y en ITIL es importante la satisfacción de los usuarios con el servicio prestado. A pesar de ello se ha prestado poco interés a la implicación de los usuarios en la gestión de los proyectos de desarrollo, gestión asumida habitualmente por los departamentos de sistemas de información.

El sistema de calidad en los sistemas de información de la Consejería de Salud trata de implicar en la gestión de proyectos de desarrollo a los usuarios, siendo los responsables funcionales quienes asumen la dirección del proyecto. Un proyecto de inicia con la Definición inicial del sistema, elaborada por el Director del Proyecto;  el órgano responsable de sistemas de información realiza el Estudio de viabilidad. El  Director del Proyecto cuenta con el apoyo de un responsable técnico del proyecto (informático) y otro del sistema de calidad, interviene en el proceso de contratación (convocatoria y adjudicación), y preside el comité de seguimiento en el que se hace el seguimiento y aprueban los hitos del proyecto.

Esto ha supuesto un reto importante para los directores de proyecto, pues en general no tenían experiencia ni formación previa específica en la gestión de proyectos de sistemas de información por lo que han necesitado apoyo metodológico. Es muy valorado por ellos el apoyo del responsable técnico del proyecto, aunque se sienten incómodos por los requisitos formales del sistema de calidad.

Esto no asegura el éxito de los proyectos, pero ¿quien más interesado en que el proyecto salga bien que quien lo va a usar?.¿a quien puede responsabilizar para no usarlo si no le gusta el resultado?

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5 thoughts on “Implicación de los usuarios en el desarrollo de sistemas de información.

  1. Daniel

    Yo estoy del otro lado de Javier (proveedor) y suscribo la necesidad de mayor implicación de los usuarios.

    Es importante que los usuarios vayan validando el sistema mientras se va contruyendo en todas sus fases. Quizás haya que destacar los requisitos y las funcionalidades de forma independiente. El problema con el que nos encontramos muchas veces es que es mucho más sencillo validar cuando el sistema está terminado, lo que redunda en rechazos y plazos incumplidos.

    • Selena

      Hola, deseo enviarle una copia del rgnmaleeto interno de un colegio para que lo revice, es posible?? Le agradecereda me responda a mi correo electronico que le indicare9 mas abajo y que me indique a cual direccion se lo puedo enviar.Muchas gracias

  2. Javier Fernández Presa

    Lo prometido es deuda y sin dejar de estar de acuerdo contigo en que la implicación del responsable funcional de un sistema de información es crítica en el ciclo de vida, tampoco debemos pecar en el sentido contrario de relativizar el papel del responsable técnico.

    Sería utópico, quizá, pensar en una dirección de proyecto compartida, al final siempre tiene que haber un responsable último y ese rol dependerá, desde mi punto de vista, de las circunstancias concretas de un proyecto, de la heterogeneidad de los responsables funcionales, las consideraciones de interoperabilidad, por ejemplo o directamente, la integración dentro de un sistema o conjunto de sistemas mayor.

    Lo que está claro es que debemos evitar a toda costa dos frases:

    Responsable funcional: “Esto no es lo que necesitamos/hemos pedido y si hubiéramos participado en el proceso te lo habríamos dicho”

    Responsable técnico: “Esto no es técnicamente viable y si hubiéramos participado en el proceso te lo habríamos dicho”

    Independientemente de los roles que se asignen en cada fase del proyecto que, como digo, dependerán de la fase y, particularmente, de las circunstancias del proyecto; está claro que la participación de ambos perfiles debe ser continuada en el desarrollo y seguimiento del sistema y más adelante, en su mantenimiento y evolución.

    Seguro que ambos también conocemos casos de sistemas de información que se han contratado directamente por responsables funcionales encomendándose a las promesas de un técnico comercial y que han fracasado en su implantación porque el correspondiente responsable técnico no ha sabido nada hasta el mismo día de la entrega. Abordar una implantación y un mantenimiento en esas condiciones es la pesadilla de cualquier responsable técnico.

    En definitiva, seguimiento continuo y periódico por parte de los dos roles y una Dirección Mixta del proyecto: Técnica y Funcional con preponderancia en cada una de las fases del proyecto y en función de las particularidades de éste, ¿no te parece?

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